🎯 회의 참여도를 높이는 안건 제시법 🎯
회의 시간에 침묵만 흐르고 있나요?
시작할 때 안건 목록을 먼저 보여주세요.
의도적으로 어려운 걸 맨 위에 두세요.
그럼 놀랍게도 아래가 쉬워 보인답니다.
순서대로 제안하세요. 더 참여할 거예요.
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안건에 별 반응 없이 흐지부지 끝나요
직장에서 회의를 열면 가끔 이런 장면 마주하지 않으셨나요?
“혹시 의견 있으신 분 계실까요?”
…(정적)
“그럼, 다음 안건으로 넘어갈게요.”
이렇게 회의가 별 반응 없이 끝나면 주로 직원이 게으르다거나 의지가 없는 것처럼 여겨질 수 있습니다. 물론 그럴지도 모릅니다. 하지만 그게 다는 아닐 수 있습니다. 안건을 제시할 때 안건을 어떻게 제시했는지, 참여자에게 어떤 선택권이 있었는지, 어떻게 발언을 요청했는지도 큰 영향을 줍니다. 회의에 참여한 직원도 인간이고, 심리적인 영향을 받기 때문입니다.
행동과학에서는 사람들이 무언가 결정을 내릴 때 절대적인 기준으로 생각하지 않는다는 걸 이미 확인했습니다. 사전에 뭘 보았느냐를 기준 삼아 이후 정보를 상대적으로 처리한다는 거죠. 이걸 회의 상황에 대입하여 쉽게 말하면, 안건이 어떻게 제시되느냐에 따라 의견을 더 내고 싶은지 내기 싫은지가 영향을 받는다는 겁니다.
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이어지는 소제목
- 2.안건 목록을 만들어 보여주기
- 3.가장 어려운 안건은 '맨 위에' 배치하세요
- 4.의견을 내게 하려면, 독촉보다 회의 구조를
코스 내용
회의 진행: 안건 목록을 보여주면 직원이 더 참여한다
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아주 아주 예전에 관리자 한 분만 이야기하고 나머지는 고개 숙이고 눈도 안 마주치려 했던 옛날 풍경이 스쳐 지나가네요^^ 우선 의견을 내려면 안건 목록과 함께 의견을 받아들일 수 있는 준비도 되어있어야 할 것 같습니다. 또한 의견에 비난과 지적 만으로 대응하지 않는다는 전제 조건이 수반되어야 이런 분위기가 될 것 같습니다. 안건 목록을 준비하는 순서 기억해뒀다가 전제 조건까지 갖추고 해볼 수 있도록 하겠습니다.
앗! 옛날 풍경이라고 하시니 다행이고 다행이에요. 요즘도 그런 곳이 적지 않은 게 현실이라서요. 😭
맞습니다. 안건 목록이라는 기법에 더해, 의견을 받아들일 준비와 비난·지적으로만 대응하지 않는다는 회의 주재하는 리더의 다짐까지 전제로 있어야 가능하겠지요. 이런 핵심 없이 그저 기법으로만 하면 운이 좋아 한두 번은 통해도 지속될리는 없겠지요.
아무리 잘 설계된 안건 목록도, 한 번 의견 냈다가 면박당한 기억이 있으면 누가 말을 하겠습니까. 곧바로 다들 입을 닫겠지요. 그런 점에서 핵심을 바로 짚어주셨어요. 그 둘이 함께 가야 비로소 회의가 회의다워지는 방향으로 한 발 내딛게 되겠습니다. 정확하게 전제까지 짚어서 더하여 주셨어요. 고맙습니다.
지난번에 말씀하셨던 회의를 사전에 준비하는 것과 안건 목록을 보여주어 참여율을 높이는 것은 다른 이야기이지요?
회의에서 자기 의견이 반영되는 것이 참여도를 높이는 방법으로 알고있었는데 오늘 닻내림효과와 참여도를높이기 위해 회의 구조를 바꿔서 고난이도 안건을 맨위에 배치해야 됨을 알게되었습니다.
감사합니당
네, 결이 조금 다릅니다. 사전 준비가 ‘회의 내용을 알차게 채우기 위한 방법’에 해당된다면, 안건 목록을 보여주는 건 회의 시작 후 ‘직원이 입을 떼기 쉽게 일종의 조건을 조성하는 방법’이거든요. 그러니 사전 준비를 했든 안 했든 상관없이 회의 들어가면 일단 오늘의 안건 목록을 보여주시며 직원이 선택하며 입을 떼게 해 보세요. 작은 도움이 되실 거예요.
회의 전 회의 안건과 목차에 대한 사전 공유가 있었으면 좋겠어요.
종종 갑자기 회의라고 모이라고 해서 참석하면, 생각지도 않은 주제에 대한 회의를 합니다.
참석의 의의보다 토론과 협의의 회의가 되었으면 좋겠습니다^^
이게 좀 복잡하긴 합니다. 말씀처럼 미리 안건과 목차가 공유되면 분명 참석자도 생각한 후 의견을 준비할 수 있어 훨씬 토론이 살아있는 회의가 될 겁니다.
여기에서 핵심은 참석자가 사전에 미리 준비할 시간이나 여건이 되느냐입니다.
자료를 숙지하고 대안을 마련한 후에 참여하면 분명 토론이 살아있는 회의가 될 거고,
자료를 주어도 못 읽고 대안도 마련할 시간이 없는 여건이라면, 사전에 제공하는 것 자체가 업무 시간 낭비에 가깝습니다. 어차피 회의 시작할 때 안건을 설명해야 하니까요. 다들 사전 정보를 모른 채 올 가능성이 높으니까요.
결국 사전에 준비할 시간을 제공할 수 있는 여건이 되면, 말씀하신 것처럼 미리 안건과 목차를 제공하는 게 훨씬 유익하고,
만약 사전에 준비할 시간을 제공할 수 없는 여건이라면, 그냥 모여서 그 자리에서 논의하는 게 더 유익할 수 있습니다. 다만, 이때는 참여자를 너무 다그치면 안 될 겁니다. 준비할 시간도 안 주고선 다그치는 건 비합리적이니까요.
언젠가 정리해서 아티클로 내야지 하고 있었던 주제인데, 좋은 의견 주신 덕에 핵심 개념을 문장으로 정리합니다. 고맙습니다. 😊
사업 기획 초기, 백지로부터 시작해야 하는 회의를 진행해 본 경험이 있습니다.
선생님들이 의견을 내시길 어려워 하시며 가져오신 다이어리만 보셨어요.
다음 회의 때부터는 다이어리 없이 몸만 오시길 부탁드렸습니다.
기록은 진행자가 실시간으로 쓰면서 모두가 볼 수 있도록 빔으로 띄워 놓았어요.
확실히 정적이 줄었습니다.
기존 회의는 진행자가 안건과 의견을 공유하면, 참여자가 노트에 기록하는 공지(?)에 가까웠다면, 정말 생각을 나누고 의견을 내어 놓는 회의 같았어요.
유용한 방법인지는 잘 모르겠습니다.
너무나 잘하셨는 걸요! 저도 여건이 허락되면 컨설팅 회의 때 주로 그렇게 진행하고 있답니다. 또한 컨설턴트로 기록할 때는 제가 실시간으로 쓰고요. 또한 이런 방식으로 하시면 좋겠다고 리더 교육하는 절차탁마 과정에서 말씀드리는 내용이랍니다.
이렇게 하면, 회의 참여자들이 무슨 내용으로 어떻게 논의가 되는지 또한 그 결과가 무엇인지 명확하게 상호 확인이 가능하기 때문에 혼란이 줄어듭니다. 또한 서로 눈 맞추는 시간이 많아져 더 잘 진행된다고 생각하고요. 선생님 댓글 보니, 나중에 이 부분도 아티클로 정리해야겠다 싶습니다. 고맙습니다.
유용한 방식으로 회의를 이끄시네요! 훌륭하십니다! 👍