🎯 업무 과부하, GTD로 우선순위 구분하기 🎯
GTD 도구는 업무 놓침 방지와 우선 파악용도가 있답니다.
에너지가 충분하면 업무 누락 방지용으로 써도 됩니다.
하지만 에너지 부족 땐 우선순위를 구분하는 용도로 써야 합니다.
선순위 사업에는 최대한 에너지 투입하세요.
반면 후순위 최소한만 의도적으로 추구하는 겁니다.
어차피 다 할 수는 없는 상황이니까요.
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GTD 도구의 용도
GTD 도구라는 것이 있습니다. GTD는 ‘할 일을 끝내기(Getting Things Done)’의 앞 글자를 딴 말로, 데이비드 앨런David Allen이 정리한 업무 관리 방식입니다. 머릿속에 떠오른 일을 그때그때 밖으로 꺼내 한곳에 적어 두고, 정해진 때에 그 목록을 보며 처리하는 겁니다. 이걸 돕는 도구가 GTD 도구입니다. 투두이스트Todoist, 노션Notion, 구글 태스크Google Tasks, 맥 미리 알림 같은 디지털 도구도 있고, 다이어리나 노트도 됩니다. 어떤 걸 쓰든 상관없습니다. 도구를 고르는 기준은 「나에게 맞는 GTD 도구 사용하기」에서 따로 다뤘습니다.
제가 사용해본 결과, GTD 도구의 용도는 크게 두 가지가 있습니다. 첫째, 업무를 놓치지 않는 용도로 쓰는 것이고, 둘째, 전체를 보며 우선순위를 파악하여 유능할 사업과 무능할 사업을 구분하는 용도로 쓰는 것입니다. 그럼 어느 때 어떤 용도로 쓰는 걸까요?
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이어지는 소제목
- 2.업무를 놓치지 않는 용도로
- 3.유능할 사업과 무능할 사업을 구분하는 용도로
- 4.사업의 우선순위 → 업무의 우선순위
- 5.유능과 무능을 선택하기
코스 내용
맨날 쌓이는 업무 대응법 : GTD로 유능과 무능을 선택하기
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업무총량을 잊지 않기 위해 GTD 사용에 있어 중요도가 높다고 판단되는 경우는 같은 업무라도 프로세스별로 구분해 놓으면 더 도움이 될 것 같다는 생각이 듭니다.
예로 매월 자치구 내 복지시설 네트워크 회의가 진행되어 전 직원 자료를 취합해야 하는데 취합할 구글 문서 생성, 공지, 취합, 보고 등의 주요 행동 과정들을 나누어 설정하면 놓치지 않을 것 같아요.
맞습니다. 그래서 GTD도 좋은 도구이긴 한데, 간트차트 같이 하나의 업무도 여러 하위 업무 과제로 나누어 생각하는 사고 방식이 전제되어야 GTD가 더 큰 효과를 낼 수 있겠다 싶습니다.
원래, 간트 차트를 소개해야 할까 말까 생각했었는데, 오늘 선생님 말씀을 들으니 소개해야겠구나 하는 확신이 들었습니다.
좋은 아이디어와 팁 공유해 주셔서 고맙습니다. 역시 스마트워커세요. 😉
내가 가진 에너지가 어느정도인지 알아채고 맡은 업무 중 어떤 사업이 선순위 사업에 있는지 판단하는 능력이 중요하겠다는 생각이 듭니다. 모든 업무를 동등하게 놓고 모두 중요하게 처리한다고 하더라도 소진이 발생하거나 결과적으로 좋은 성과를 내기 어려운 것 같습니다. 스스로의 한계, 조직의 한계를 알고 적절하게 대처하는 것이 오히려 소진을 예방하고 한 걸음 나아가는데 도움이 될 것 같습니다. 에너지의 총량을 기억하면서요~
맞습니다. 핵심을 정확하게 파악해 주셨고, 그로써 연쇄적으로 이어지는 인과관계도 제대로 연결해 주셔서 저 또한 크게 공감합니다. 에너지 총량을 먼저 헤아리고 그다음에 선순위를 가려야지요. 그렇게 하지 않고, 모든 업무를 똑같이 중요하게 놓고 다 잘하려고 하다 보면, 나를 밀어부치게 되고, 그만큼 완성도는 완성도대로 낮고, 나 스스로는 소진에 뒤덮이게 되겠지요. 너무나 슬픈 결과입니다.
그래서 개인으로서의 한계뿐 아니라 반드시 조직의 한계도 잘 살펴야 한다고 봅니다. 선생님 말씀이 정확합니다. 최소한 내가 처한 환경인 기관의 한계도 살펴야 현실적인 대안이 나올 수 있으니까요. 파장과 환경까지 폭 넓게 확장하여 댓글 주셔서 다른 분들에게도 생각할 기회가 될 겁니다. 선생님, 고맙습니다.
‘에너지의 총량은 정해져 있다’는 말이 참 현명하게 느껴졌습니다. 하루 동안 회사에서 제가 쓸 수 있는 에너지가 한정되어 있다 보니, 요즘은 무엇보다 우선순위를 정하는 일이 절실하다는 생각이 듭니다.
예전에는 투두리스트에 적힌 일을 하나씩 지워나가는 쾌감으로 일하던 시절도 있었는데, 요즘은 한 일을 지우는 것조차 잊을 만큼 정신없이 하루가 지나갈 때가 많습니다. 그만큼 해야 할 일도 많아졌고, 어디에 먼저 힘을 써야 할지 판단하는 일이 더 중요해진 것 같습니다.
내일은 제 에너지의 총량까지 고려해서, 아침 출근길에 오늘 꼭 힘을 써야 할 일이 무엇인지 먼저 정리해봐야겠습니다. 모든 일을 다 해내려고 하기보다, 한정된 에너지를 정말 중요한 일에 잘 쓰는 연습이 필요한 때인 것 같습니다.
맞습니다. 에너지의 총량은 정해져 있지요. 투두리스트에서 할 일을 하나씩 지우는 쾌감으로 일하던 시절엔 ‘에너지 총량 > 업무량’ 상황이셨겠지요. 그런데 지금은 한 일을 지우는 것조차 잊을 만큼 일이 많아지셨다니, ‘에너지 총량 < 업무량’이라는 뜻이겠지요. 그나저나, 완료하신 것조차 지우는 걸 잊으실 정도라니... 얼마나 버거우실까 싶어요. 그래서 더더욱 전체 사업을 한눈에 놓고 우선순위를 파악하고 나누는 용도로 사용하시면 좋겠어요. 그리고 그 중에서 꼭 잘 해야 할 일, 욕 먹지 않을 만큼만 할 일, 왠만하면 그냥 욕을 먹더라도 선택적으로 무능할 일. 이렇게 구분해서 꼭 잘해야 할 일은 놓치지 않으시면 좋겠어요. 에너지 총량은 정해져 있고, 지금처럼 계속 다 할 수는 없으니까요. 선생님, 꼭 선생님 몸과 마음 챙기시며 일하시기를 바라요.