🎯 부재중 메모 배달사고가 종종 일어나요
담당자가 부재중일 때 메모를 전달하는 게
별거 아닌 것 같지만, 은근히 까다롭답니다.
기억할 것은 핵심 정보를 잘 적어야 한다는 것,
그리고 발신이 중요한 게 아니라 수신이 중요하다는 것.
📈 MicroLearning 하세요!
⏰ 딱 4분 19초면 읽을 수 있습니다. [발표시간 계산기] 기준
코스 내용
부재중 메모 잘 적고 잘 전달하는 법
'결제'하시면 수강할 수 있습니다.
담당자가 부재중일 때 메모를 전달하는 게
별거 아닌 것 같지만, 은근히 까다롭답니다.
기억할 것은 핵심 정보를 잘 적어야 한다는 것,
그리고 발신이 중요한 게 아니라 수신이 중요하다는 것.
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전화가 올 때는 ‘어떻게 전달해야 담당자님이 한눈에 이해하실까’ 생각하며 메모를 합니다. 다만 제 담당 사업이 아니다 보니 내용에 대해 잘 알지 못해서, 어떤 방식으로 응대하고 메모를 전달해야 할지 항상 많은 고민이 됩니다.
담당 사업이 아니라 내용을 잘 모르는 상태에서 전화를 받으면 어디까지 여쭤야 할지 막막하시지요. 그럴 때는 내용을 이해하려 애쓰기보다, 아티클에서 말씀드린 항목—방문인지 전화인지, 이름과 소속, 용건, 회신 요청 여부, 연락처, 받은 시각—을 그대로 여쭤보시고 적으셔도 충분하지 않을까 생각합니다. 특히 “제 담당이 아니라 답변을 드리긴 어렵지만, 말씀하신 걸 담당자에게 정확히 전해 드리겠습니다” 하면 대개는 이해하실 거라 봅니다.
저의 전화메모 팁 하나를 공유하자면, 중요한 전화의 경우 수신 일시, 긴급 여부, 통화 가능한 시간대를 추가로 확인하여 전달합니다. 간혹 조금 급하게 말씀하시는 경우에는 꼭 ‘빨리 회신이 필요하신가?’라고 질문하여 상황에 따라 메모 전달 방법을 달리할 수 있습니다.
그리고 자세한 정보 응답을 원하지 않는 경우, 전달사항을 짧게 재확인한 후 ‘전달드리겠습니다~’ 라고 마무리 하는 것도 좋은 것 같습니다.
오! 선생님만의 전화메모 팁을 이렇게 구체적으로 나눠 주시니 고맙습니다. 나눠 주실 때 이렇게 구체적으로 나눠주시니 읽으시는 분들에게 큰 도움이 됩니다!
긴급 여부와 통화 가능한 시간대까지 확인하시는 건, 아티클에서 말씀드린 회신 요청의 모호함을 미리 없애는 좋은 방법이네요. 특히 “빨리 회신이 필요하신지?” 직접 여쭤보고 상황에 따라 전달 방법을 달리하신다니, 메모를 적는 데서 멈추지 않고 전달까지 잘 예측하고 반영하시는 셈이네요. 또한 전달사항을 짧게 재확인한 뒤 마무리하는 것도 상대방을 안심시키는 훌륭한 습관이시네요. 다른 동료 선후배 선생님들께 큰 도움이 될 실전 팁을 나눠 주셔서 감사드려요. 😊
전화를 받는 건 항상 두려운 것 같습니다. 다른 기관의 담당자나 주무관 등 실무자들의 전화는 메모를 남기기에 편하지만, 내담자나 당사자분들의 전화를 받게 되면, 이름은 물론이고 용건까지 말씀하시지 않는 경우가 많으신 것 같습니다. 전화 받는 스킬(?)을 더 높여봐야겠군요
전화 받으며 정보를 얻게 되면 항상 공유하고는 있지만, 놓친 정보가 없는지 계속 체크하는 편입니다. 그래도 메모와 전달은 항상 하고 있으니! 핵심정보만 딱딱딱 적자. 앞에 메모로 적어두고 실천하겠습니다
맞습니다. 실무자와 전화는 용건이 분명해서 메모하기 수월한데, 당사자분들은 이름도 용건도 잘 말씀하지 않으시니 훨씬 어렵지요. 스킬이라고 하면, 통화하면서 “성함을 여쭤봐도 될까요?”, “어떤 일로 전화 주셨을까요?”처럼 핵심 정보를 하나씩 여쭤보는 게 있긴 한데, 결국 당사자께서 말하고 싶지 않은데 꼬치꼬치 캐묻는 것 같이 느낄 수 있으니… 결국 당사자가 밝히고 싶은 부분까지만 밝히는 것으로 여기시며 조금은 마음을 편하게 생각하셔도 좋겠어요.
이미 전화로 얻은 정보를 늘 공유하시고, 놓친 게 없는지 다시 확인까지 하고 계시니 기본기를 잘 갖추셨네요. ‘핵심 정보만 딱딱딱 적자’. 이 마음으로 쌓아 가시면 전화 응대가 점점 편안해지실 거예요. 응원드립니다!
슬랙을 사용하는 우리 기관에서는 전달&메모사항 탭을 만들어 관련 내용을 공유하고 있습니다.
다시 돌아보니 말씀해주신 모든 내용을 전달하고 있진 않다는 것을 깨닫게 되었네요 !
오늘 배운 내용을 토대로 더 꼼꼼한 메모를 할 수 있도록 하겠습니다.
오! 기관에서 슬랙을 사용하시는군요. 게다가 슬랙에 전달&메모사항 탭을 따로 만들어 공유하고 계시다니, 이미 좋은 구조를 갖추셨네요. 기록이 남고 여러 사람이 함께 볼 수 있으니 종이 메모보다 분실 위험도 적겠습니다. 훌륭합니다! 거기에 핵심 항목을 빠짐없이 적는 습관까지 더해지면, 담당자가 나중에 되묻는 경우가 확 줄겠습니다! 좋은 구조에 내용이 좋으면 금상첨화겠습니다!
메모도 깔끔하게 정리하여 누구나 봐도 알아볼 수 있게 정리해야겠다 생각됩니다.
이름은 있는데 용건이 없거나 불분명하면 두세번씩 절차를 거쳐야 하니, 초기 응대 시 가능한 많은 정보를 얻어야겠다 다짐했습니다.
맞습니다. 메모는 나만 알아보는 게 아니라 건네 받는 사람이 볼 때 한눈에 파악되도록 깔끔하게 정리하는 게 핵심이겠습니다. 특히 짚어 주신 것처럼 내용이 불분명하면 담당자가 결국 다시 확인하느라 시간은 시간대로 에너지는 에너지대로 낭비되는 것이니까요.
좋은 메모 전달은 내용을 모호하지 않게 기록하는 것도 중요하지만, 무엇보다 상대방이 정확하게 전달받았는지 확인하는 것이 중요하다는 점을 알게 되었습니다. 앞으로는 한 번 전달하는 데 그치지 않고 이중으로 확인하는 습관을 가져야겠습니다.
전화 또는 방문 여부, 이름과 소속, 구체적인 용건, 누가 다시 연락할 것인지, 회신을 원하는 시간, 연락처, 전화하거나 방문한 시각 등을 빠짐없이 확인하고 정확하게 전달하겠습니다.
사무실이 통합된 후 처음에 전화 받는 일도 무척 어색했습니다. 메모를 작성하고 전달할 일이 많아지면서, 아티클을 통해 그동안의 제 모습을 돌아보게 되었습니다. 늘 현장에서 활용할 수 있는 좋은 배움을 나누어 주셔서 감사합니다!
선생님, 메모 전하기의 핵심을 정확히 짚어주셨어요. 메모는 잘 적는 것 못지않게, 상대방이 정확히 받았는지 즉 수신 여부를 확인하는 게 중요하지요. 발신보다 수신이 중요하니까요. 핵심 정보를 빠짐없이 확인하고 이중으로 점검하는 습관이 쌓이면, 동료들에게 선생님은 믿고 맡길 수 있는 사람으로 기억되실 겁니다. 꾸준히 댓글로 배움을 나눠 주셔서 저야말로 감사드릴 따름이지요. 고맙습니다!
앞으로는 중요한 내용을 빠짐없이 메모하고, 전달 과정에서 반드시 이중 체크하여 실수가 없도록 하겠습니다.
메모하고 이중 체크하시는 걸 적용하시면 정보 전달 사고(?)가 줄어들 거예요. 응원드려요! 😊
“실수 없이 중요한 메시지를 전달하는 것은 신뢰를 쌓는 중요한 과정이니까요.”
공감이 됩니다ㆍ
이중체크의 중요성 다시 알았구요
아티클의 메모 핵심정보를 메모양식으로 만들어서 사용하고 있어요 그러니 빼먹을 일이 없어요
오! 핵심정보를 메모 양식으로 만들어서 사용하고 계시는군요!! 그렇게 하시면 빼먹을 일이 없겠네요! 적용해 주셔서 감사해요. 고맙습니다. 😊
이중 체크가 중요한 것 같아요. 책상에 붙여놓거나 메신저로 전달하지만 가급적 구두로 꼭 확인하는 것이 서로에게 좋은 것 같습니다. 특히 급하거나 회신이 꼭 필요한 메모들은 전달한 이후에도 꼭 구두로 전달하여 확인하는 것이 중요한 것 같아요.
제가 자리에 없을 때 누군가에게 전화를 했었다며 말하는 상대방의 전화를 다시 받을 때는 너무 죄송하더라구요. 또 급한 건인데 장기간 자리를 비웠을때도 그냥 책상에만 붙여두는 경우도 있더라구요. 그럴땐 부재중이라도 긴급성을 상대방에게 물어본 후 가급적 바로 전달하는게 좋을 듯 합니다.
메모에 무엇을 어떤 내용을 적어서 전달하는지도 매우 중요한 것 같습니다. 가끔 전화를 달라는 건지 그냥 알고만 있으라는 건지 헷갈리는 메모들도 있거든요. 메모전달 매우 중요한 것 같습니다.
맞아요. 메모는 붙여놨는데 정작 전달이 안 되거나, 메모에 적혀있는 내용만으로는 어떻게 하라는 건지 헷갈리는 경우가 꽤 있지요. 말씀대로 부재중인 동료나 상급자에게 전달할 때는 시급성이 어떤지에 따라 그냥 메모만 붙일지 아니면 별도로 연락을 남겨서 긴급 대응을 해야 하는지 등도 살펴야겠습니다. 특히 기관에서 중요한 것, 시급한 것은 이중, 삼중으로 전달하는 것. 정말 중요한 것 같습니다. 신입이 이 부분까지 신경 쓴다면 분명 칭찬 받을 것 같습니다. 시급성, 중요성에 따른 부분까지 알려주셔서 다른 분들에게도 도움이 될 것 같아요. 감사해요. 😊
메모와 관련한 스마트워크 도구가 있을까요?
메모와 관련한 스마트워크 도구라면, 포스트잇 등의 메모를 상급자에게 남기되, 이 메모를 확인하시도록 이중 체크 하는 차원의 스마트워크 메모를 말씀하시는 것이겠지요?
이건 기관에서 사용하시는 메신저를 사용하거나, 그냥 간단하게 이메일을 보내시거나 해도 된다고 생각합니다.
예를 들어, 기관에서 카톡을 사용하시면, ‘전화 메모 왔습니다.’하며 사진찍어 올려도 되겠지요. 또는 슬랙이나 잔디 같은 메신저를 쓰셔도 좋겠고요.
그냥 업무용 이메일에 보내놓는 것도 괜찮겠고요.
어쨌든 상급자가 자주 확인하는 도구가 무엇인지 파악해서 합의하에 사용하는 것이 필요할 겁니다.
아무리 보내도 상급자가 정작 자주 열어보지 않는다면 무용지물이 될 가능성이 높아서요. 😊
전화 메모는 특히 상급자들에게 잘 전달하는 것이 중요한 것 같습니다. 저도 가끔 기관장님께 전달해야 할 사항을 빠트려서 곤란한 적이 있었습니다. 메모나 직접 전달해드리려고 하니 부재중인 경우가 많아서 제가 잊어버렸거든요. 그리고 메신저로 보내기엔 예의가 없어보여서 그랬는데, 결국엔 상황설명드리고 앞으로는 즉각 메신저로 알려드리겠다고 했습니다.
조직내에서 어떻게 해서든 놓치지 않는 방법을 찾는 것이 중요할 것 같습니다.
와! 잘하셨습니다 상황 설명을 사전에 드리고, 바로바로 즉각 메신저로 알려드리겠다! 이렇게 미리 상의하고 합의해 놓으면 메모를 놓치는 경우는 훨씬 줄어들 것 같습니다. 특히 상급자로 올라갈수록 메모도 중요하니 더더욱 사전에 이런 합의가 중요하겠습니다. 지혜롭게 시스템을 구축하셨네요. 훌륭하십니다. 좋은 방안 공유해 주셔서 고맙습니다. 🙂
사람인지라..그리고 업무를 하다보면 놓치는 경우가 많아 메모가 매우 중요하다고 생각하는 사람입니다. 메모하는 것은 1차적인 부분인지만 2차적으로 이중체크를 할 수 있는 방법을 자세히 설명해주셔서 많은 도움이 될 것 같습니다. 감사합니다~
메모라는 게 별 거 아닌 거 같아도 기관에 대한 신뢰성을 흔들게 할 수도 있는 사안이지요. 말씀처럼 이중체크 방법을 갖추면, 더 확실해질 겁니다. 유익하셨다니 다행입니다. 고맙습니다. 😊
가장 기본적이지만 놓치기 쉬운 메모에 대한 설명이었습니다. 고맙습니다.
기본인데도 막상 실무에서는 놓치기 쉬워 꼼꼼하게 작성했습니다. 도움이 되면 감사하지요. 고맙습니다. 😊