🎯 부재중 메모 배달사고가 종종 일어나요
담당자가 부재중일 때 메모를 전달하는 게
별거 아닌 것 같지만, 은근히 까다롭답니다.
기억할 것은 핵심 정보를 잘 적어야 한다는 것,
그리고 발신이 중요한 게 아니라 수신이 중요하다는 것.
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⏰ 딱 4분 19초면 읽을 수 있습니다. [발표시간 계산기] 기준
코스 내용
부재중 메모 잘 적고 잘 전달하는 법
'결제'하시면 수강할 수 있습니다.
담당자가 부재중일 때 메모를 전달하는 게
별거 아닌 것 같지만, 은근히 까다롭답니다.
기억할 것은 핵심 정보를 잘 적어야 한다는 것,
그리고 발신이 중요한 게 아니라 수신이 중요하다는 것.
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이중 체크가 중요한 것 같아요. 책상에 붙여놓거나 메신저로 전달하지만 가급적 구두로 꼭 확인하는 것이 서로에게 좋은 것 같습니다. 특히 급하거나 회신이 꼭 필요한 메모들은 전달한 이후에도 꼭 구두로 전달하여 확인하는 것이 중요한 것 같아요.
제가 자리에 없을 때 누군가에게 전화를 했었다며 말하는 상대방의 전화를 다시 받을 때는 너무 죄송하더라구요. 또 급한 건인데 장기간 자리를 비웠을때도 그냥 책상에만 붙여두는 경우도 있더라구요. 그럴땐 부재중이라도 긴급성을 상대방에게 물어본 후 가급적 바로 전달하는게 좋을 듯 합니다.
메모에 무엇을 어떤 내용을 적어서 전달하는지도 매우 중요한 것 같습니다. 가끔 전화를 달라는 건지 그냥 알고만 있으라는 건지 헷갈리는 메모들도 있거든요. 메모전달 매우 중요한 것 같습니다.
맞아요. 메모는 붙여놨는데 정작 전달이 안 되거나, 메모에 적혀있는 내용만으로는 어떻게 하라는 건지 헷갈리는 경우가 꽤 있지요. 말씀대로 부재중인 동료나 상급자에게 전달할 때는 시급성이 어떤지에 따라 그냥 메모만 붙일지 아니면 별도로 연락을 남겨서 긴급 대응을 해야 하는지 등도 살펴야겠습니다. 특히 기관에서 중요한 것, 시급한 것은 이중, 삼중으로 전달하는 것. 정말 중요한 것 같습니다. 신입이 이 부분까지 신경 쓴다면 분명 칭찬 받을 것 같습니다. 시급성, 중요성에 따른 부분까지 알려주셔서 다른 분들에게도 도움이 될 것 같아요. 감사해요. 😊
메모와 관련한 스마트워크 도구가 있을까요?
메모와 관련한 스마트워크 도구라면, 포스트잇 등의 메모를 상급자에게 남기되, 이 메모를 확인하시도록 이중 체크 하는 차원의 스마트워크 메모를 말씀하시는 것이겠지요?
이건 기관에서 사용하시는 메신저를 사용하거나, 그냥 간단하게 이메일을 보내시거나 해도 된다고 생각합니다.
예를 들어, 기관에서 카톡을 사용하시면, ‘전화 메모 왔습니다.’하며 사진찍어 올려도 되겠지요. 또는 슬랙이나 잔디 같은 메신저를 쓰셔도 좋겠고요.
그냥 업무용 이메일에 보내놓는 것도 괜찮겠고요.
어쨌든 상급자가 자주 확인하는 도구가 무엇인지 파악해서 합의하에 사용하는 것이 필요할 겁니다.
아무리 보내도 상급자가 정작 자주 열어보지 않는다면 무용지물이 될 가능성이 높아서요. 😊
전화 메모는 특히 상급자들에게 잘 전달하는 것이 중요한 것 같습니다. 저도 가끔 기관장님께 전달해야 할 사항을 빠트려서 곤란한 적이 있었습니다. 메모나 직접 전달해드리려고 하니 부재중인 경우가 많아서 제가 잊어버렸거든요. 그리고 메신저로 보내기엔 예의가 없어보여서 그랬는데, 결국엔 상황설명드리고 앞으로는 즉각 메신저로 알려드리겠다고 했습니다.
조직내에서 어떻게 해서든 놓치지 않는 방법을 찾는 것이 중요할 것 같습니다.
와! 잘하셨습니다 상황 설명을 사전에 드리고, 바로바로 즉각 메신저로 알려드리겠다! 이렇게 미리 상의하고 합의해 놓으면 메모를 놓치는 경우는 훨씬 줄어들 것 같습니다. 특히 상급자로 올라갈수록 메모도 중요하니 더더욱 사전에 이런 합의가 중요하겠습니다. 지혜롭게 시스템을 구축하셨네요. 훌륭하십니다. 좋은 방안 공유해 주셔서 고맙습니다. 🙂
사람인지라..그리고 업무를 하다보면 놓치는 경우가 많아 메모가 매우 중요하다고 생각하는 사람입니다. 메모하는 것은 1차적인 부분인지만 2차적으로 이중체크를 할 수 있는 방법을 자세히 설명해주셔서 많은 도움이 될 것 같습니다. 감사합니다~
메모라는 게 별 거 아닌 거 같아도 기관에 대한 신뢰성을 흔들게 할 수도 있는 사안이지요. 말씀처럼 이중체크 방법을 갖추면, 더 확실해질 겁니다. 유익하셨다니 다행입니다. 고맙습니다. 😊
가장 기본적이지만 놓치기 쉬운 메모에 대한 설명이었습니다. 고맙습니다.
기본인데도 막상 실무에서는 놓치기 쉬워 꼼꼼하게 작성했습니다. 도움이 되면 감사하지요. 고맙습니다. 😊