🎯 효율적인 회의: 사전 자료 준비보다 집중이 중요해요 🎯
회의 자료를 사전 준비하는 것이 꼭 효율적이지는 않답니다.
실제로는 자료 준비에 많은 시간이 소모되거든요.
회의 초반부는 어차피 안건 파악에 쓰이는 시간이잖아요.
회의는 준비나 계획보다 실행이 더 중요합니다.
그러니 회의 중 안건 이해 시간을 정식 순서로 두세요.
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회의 자료를 꼼꼼히 준비하라?
많은 연구자들이 회의가 효과적으로 이루어지기 위해서는 사전에 회의 자료를 준비해야 한다고 조언합니다. 물론 개별 회의만 놓고 보면 이런 접근은 합리적으로 보입니다. 하지만 실제 현장에서 여러 회의를 연달아 참석해야 하는 직원들에게는 어떨까요? 업무 리스트는 줄지 않고, 여기에 매번 회의 자료 준비까지 요구된다면, 정작 중요한 업무에 할애할 에너지가 줄어듭니다. 회의 준비에 투입된 에너지가 다른 중요한 업무에 쓰여야 할 자원일 때가 많습니다. 이렇게 보면, 개별 회의 준비는 타당할지라도 전체 업무 흐름을 볼 때는 비효율적인 접근입니다.
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이어지는 소제목
- 2.실제로 펼쳐지는 모습
- 3.그럼 어떻게 해야 하는가?
- 4.가짜 성취감에서 벗어나기
코스 내용
회의 자료를 미리 준비하지 마세요 : 가짜 성취감에 속지 않기
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맞네요. 자료를 준비하고 안건을 늘어놨지만 그 중 하나도 논의되지 못하는 회의도 허다하며, 회의자료를 미리 줬음에도 자료만 보느라 서로 소통보다는 종이를 보며 한사람만 말하는 구조가 되기도하는게 우리의 회의였던 것 같습니다. 자세하고 디테일 해질수록 현장에서 나누는 이야기는 틀에 박힌 이야기가 되는 것도 같습니다. 다양한 의견들이 오가야하는 회의라면 이런 방법을 취해보도록 하겠습니다.
자료가 자세하고 디테일해질수록 자료를 펼치는 순간 오히려 시선이 서로를 향하는 게 아니라 엉뚱한 자료로 향하게 되겠네요. 그럼 한 사람만 말하고 나머지는 자료만 들여다보게 되고. 선생님 말씀을 들으니 더욱 생생하게 떠오릅니다. 이런 회의는 좀 소모적인 부분이 있어 보입니다. 그러니 다양한 의견을 모을 때는 아티클 처럼 한 번 시도해 보세요. 도움이 되실 겁니다. 유용하게 적용해 보세요.
회의란 무엇인지 조금 알게 되었습니다.
안건을 미리 공유한다고 해서 모두가 같은 이해를 갖고 회의에 참여하는 것은 아니기에. 같은 단어를 보더라도 각자가 떠올리는 의미와 경험이 다르기 때문에, 실제 회의에서는 안건 자체를 이해하고 해석하는 데 많은 시간을 쓰게 된다는데 공감이됩니다
생각해 보면 이것은 비효율이 아니라 자연스러운 과정이겠지요?
그래서 회의의 첫 시간을 ‘안건 이해 시간’으로 공식화하는 접근이 오히려 현실적일 수 있겠다는 생각이듭니다
회의를 많이 하는편은 아니지만 열심히 준비했는데 전혀 다른방향으로 가게되는 경우도 적지않은것같아요
여러 사람의 의견을 모으고 결정하는 일
모든의견은 동등하다는 말이
현실에서는 참다른것같아요
같은 단어를 봐도 각자 떠올리는 게 다르지요. 사실 회의가 필요한 이유가 바로 여기에 있는 셈입니다. 정보를 전달하려고 모이는 게 아니라, 서로 다르게 이해한 걸 같은 자리에서 맞춰가려고 또 조합하여 창발하기 위해 모이는 거니까요. 그러니 ‘안건 이해 시간’은 비효율을 줄이는 게 아니라, 회의의 전제이자 본론 그 자체인 거지요. 그러니 자연스럽게 생각하시면 좋겠습니다. 😊