🎯 효율적인 회의 만들기, 여건부터 살피세요 🎯
회의 자료를 미리 주면 좋다는 건 일반론이에요.
하지만 준비할 시간이 없으면 오히려 손해가 커요.
짧은 회의도 사전 준비 시간을 포함하면 긴 거예요.
우리 조직이 사전 준비할 여건이 되는지 살피세요.
여건에 맞는 회의 방식을 선택하는 게 핵심이에요.
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회의 안건을 미리 제공해야 한다는 일반론
회의 전에 회의 안건과 자료를 참여자에게 미리 제공해야 좋은 회의가 될 수 있다고 이야기합니다. 회의를 효과적으로 운영하기 위한 보편적인 원칙처럼 소개되고, 널리 알려진 내용이지요. 회의에 대한 일반론입니다.
그런데 만약 참여자가 회의 자료를 사전에 아무도 안 읽고, 안건에 대한 대안이 무엇인지 고민도 없이 참여하면 어떻게 될까요? 담당자는 담당자대로 안건과 자료를 준비하고 발송하느라 애쓴 노력과 시간이 낭비되는 것이고, 참여자들은 회의에 들어와서야 비로소 대안을 고민하게 되니 그만큼 시간이 늘어나죠. 결국 회의 시간은 시간대로 늘어나고, 담당자의 준비는 낭비되니까 이중 손해로 이어집니다.
그럼, 회의 안건과 자료를 미리 제공하라는 일반론은 훌륭한 개념인데, 왜 현실에서는 오히려 이중 손해를 낳는 걸까요?
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이어지는 소제목
- 2.참여자가 사전에 준비할 수 있어야
- 3.훌륭한 조직은 회의는 짧게, 밀도 있게 진행한다?
- 4.복지기관 회의, 여건에 따라 회의 방식도 달라져야
코스 내용
회의 안건을 미리 제공하라는 일반론은 늘 좋을까: 사전에 준비할 여건이 되느냐에 따라
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다같이 생각을 나누고 결과를 도출하는 회의는 자료가 필요하지 않다 생각합니다
자료준비를 했으나 읽어오지 않으니 다시 브리핑하고 그상황을 본 관리자는 읽어오라고 또 지시하고 반복되는 현상의 해결점이 필요한 순간이긴합니다
회의를 준비하는 여건이라는 말과 그 준비하는 시간도 생각해야한다는 것도 기억해야겠습니다
맞습니다. 말씀하신 그 굴레 즉, 준비해도 안 읽고, 다시 브리핑하고, 또 읽어오라 지시하고 하는 모습이 반복된다는 것 자체가 우리 상황에서는 ‘사전에 준비할 여건이 안 된다’는 강력한 방증이자 신호인 셈이겠지요. 이럴 땐 지시를 더 세게 반복하기보다, 안건을 이해하는 시간을 아예 회의 안으로 들여와도 좋겠지요. 사전 준비가 업무로 인정되지 않는 상황이라면 더더욱이요. 먼저 우리 조직 여건부터 짚으신 게 정확한 현실 인식에 따른 해법 도출의 출발점이겠습니다.
많은 시행착오를 겪어야 상황에 맞게 여건에 맞게 할수있는 지혜가 생기지 않을까합니다.
아티클을 읽으며 시행착오 시간을 줄일 수있어 감사합니다. 지혜롭게 활용할수있도록 오늘 제삶에서 한가지 만 실천해봐야겠어요…ㅋㅋ
한 가지만, 그게 딱 좋습니다. 제가 제일 좋아하는 적용 원칙 중에 하나입니다. 딱 하나만! ㅎㅎ
일반론을 그대로 들이밀기 전에 우리 여건부터 살피는 그 한 가지. 가볍게 해보세요.
내부회의냐 외부회의냐에 따라 안건 준비가 달라진다고 생각합니다.
외부 또는 다른 업무에 계신분들과 협의와 합의가 필요한 안건에 대해서는,
사전에 회의 주제와 결정사항 또는 의견이 필요하다고 공유하는게
필요합니다. 그렇지 않으면 회의가 아닌 설명회로 끝나고 다음 회의를 또 준비해야겠죠.
내부회의도 마찬가지라고 생각합니다.
뜬금없이 안건을 꺼내는게 아니라, 바쁘면 구두로라도
이번에 어떤건에 대한 공지 또는 의견이 필요합니다라는 언질은 있어야 한다고 생각합니다.
간혹, 회의라고 가보면 생각지도 못한 안건을 툭툭 떤지듯이 얘기하고
없으면 이데로 할께요라고 종료가 됩니다.
회의 목적은 내가 하고 싶은말만 하고 공유했다라기 보다는
이해를 통한 조율을 바탕으로 한 의사결정이라고 생각합니다.
지극히 개인적 생각입니다^^
오! 그렇군요. 전혀 발견하지 못한 상황이네요.
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외부회의냐 내부회의냐에 따라 전혀 다르다.
외부회의일 경우에는 설명회로 끝나지 않으려면 적극적으로 자료를 사전에 공유하는 게 필요하다. 그렇겠네요. 외부 회의면 나중에 다시 모이는 게 대단히 힘들고 어려우니 그 자리에서 어떻게든 결론을 내리는 게 가장 효율적이네요.
내부회의라 하더라도 최소한 ‘안건’이 무엇인지에 대한 사전 공유는 있어야겠다. 그래야 뭘 논의하는지는 알고 들어갈 수 있다.
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좋은 데요!!
이 댓글 읽으시는 분들이 아티클에 더하여 다양한 상황에서의 회의 진행을 배울 수 있겠습니다. 고맙습니다. 😊
추신. 한 가지 덧붙이면, 사전에 참여자가 준비할 시간이 없으면, 회의 시간 내에 충분히 숙고할 시간을 주어야 할텐데요. 말씀하신 회의 방식은 좋지 않은 회의의 전형 중 하나인 듯 합니다. 회의에 갔더니 갑작스럽게 낯선 안건을 툭 던지고, 생각할 시간도 별로 제공하지 않은 채로, 의견 없으면 이렇게 한다며 결정해 버리는 거면 사실 통보하면 되겠지요. 제가 보기에도 거의 유익이 없는, 좋지 않은 회의 방식으로 보입니다. 👍