🎯 GTD 도구로 업무 관리하기 🎯
머릿속을 비우고 시스템에 업무를 맡기세요.
GTD 도구로 실수를 줄이고 업무를 기록합니다.
마감일을 설정하고 리마인더로 기한을 지키세요.
투여 시간을 고려해 시작일을 넉넉히 잡으세요.
자신에게 맞는 GTD 도구를 선택해 활용하세요.
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GTD 도구의 개념과 필요성
GTDGetting Things Done란 데이비드 앨런David Allen의 생산성 관리 시스템으로, 머릿속에 떠오르는 모든 일을 적절한 시스템에 맡겨 업무 스트레스는 줄이고 효율성은 극대화하려는 방법입니다. 핵심은 머릿속을 비우고, 필요한 일을 제때 실행하는 거죠.
GTD 도구는 디지털 및 아날로그 도구를 포함합니다. 예를 들면, Todoist, Notion, Microsoft To Do, Google Tasks, 맥 미리알림 등과 같은 디지털 도구나 다이어리와 노트도 포함될 수 있습니다. 어떤 것을 쓰든지 중요하지 않습니다. 중요한 건 당신의 업무 스타일에 맞는 도구를 선택하는 것이죠.
특히 많은 사람들이 GTD를 깊이 파고들다가 복잡함에 질려 중간에 그만두곤 합니다. 너무 욕심낼 필요가 없습니다. 바쁜 일상 속에서 최소 기능만 활용해도 충분히 효과를 볼 수 있습니다. 특히 사회사업가처럼 다양한 업무를 불확실함 속에서 활동해야 하는 경우에는 GTD 도구가 꽤 유용할 수 있습니다.
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이어지는 소제목
- 2.하나, 업무 놓치지 않기
- 3.둘, 마감 기한 놓치지 않기
- 4.셋, 투여 기간 고려하기
- 5.GTD 도구 선택하기
코스 내용
나에게 맞는 GTD 도구 사용하기
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즉각 기록(업무, 마감기한, 업무 처리에 필요한 소요시간)하고, 나중에 리스트를 살피며 작업 순서를 조정하는 일, 어떤 일을 실행하기 전에 전체적으로 우선순위를 조율하는 과정이 우리가 일을 하는데 꼭 필요한 과정이겠습니다. 다양한 업무관리 도구가 존재하지만 중요한 것은 유행하는 도구가 아니라 나의 업무 방식과 성향에 맞는 도구를 찾는 것이라 생각됩니다. 이를 위해 여러 방법을 시도해 보고 나에게 맞는 체계를 만들어 가는 데 시간을 투자할 필요가 있겠습니다.일을 진행하는 것도 중요하지만, 일을 보다 효율적으로 수행할 수 있는 구조를 만드는 것이 앞으로 더 중요한 업무가 될 것이라 생각합니다.
맞습니다. 기록은 즉시, 판단은 나중에. 이렇게 둘로 나누는 것만으로도 머릿속이 한결 가벼워지실 거예요.
그렇게 할 수 있는 도구는 유행보다 선생님께 맞는 도구여야겠지요. 저도 여기저기 옮겨다니다가 결국 ‘미리 알림’이란 가장 단순한 도구를 쓰고 있는데, 저한테 맞으니 참 좋습니다. 선생님께 맞는 도구를 찾아 잘 활용하시기를 바라요.
저도 시작은 업무를 놓치거나 마감 기한을 놓치지 않기 위해 시작해서 디지털로 생산성 관리를 시작했습니다. 처음에는 지류 다이어리를 사용했는데 위의 두 가지를 반복해서 작성하는 것이 비효율적이더라고요. 그래서 Todoist 를 사용하는데요.
매월, 매주, 심지어 매월 O일로도 반복기능이 설정되어 편리했습니다. 또한 구글과 연동하고 마감일정을 설정하면 스마트폰으로 알람도 오니 업무 처리에 많은 도움이 되었습니다.
기관에서 구글 기반의 워크스페이스를 사용하고 있다보니 기관 캘린더와 개인 캘린더를 동시에 볼 수 있다는 장점도 있고 무료 버전으로도 5개의 프로젝트와 그 안에서 섹션을 나눌 수 있다보니 한 눈에 보기에도 편리하고, 구분지어 관리하기에도 괜찮았습니다. 데스크톱에서도 가능한데 앱을 설치하면 스마트폰 바탕화면에서도 위젯 기능으로(안드로이드 기준) 동시에 확인 가능하니 고민 중이시라면 적극 강추하고 싶습니다.
Todoist를 그렇게 구체적으로 사용하고 계시니 GTD가 유용함을 몸으로 증명해 주셨네요. 👍
같은 업무를 다이어리에 반복해서 옮겨 적는 게 번거롭죠. 말씀대로 GTD 중에는 반복 설정이 있으니 훨씬 간편하고 또 구글 캘린더와 연동이 되니 더욱 좋습니다.
특히 기관 또는 팀 전체에서 스마트워크를 도입하시면 훨씬 수월해지죠.
아티클에서 말씀드린 간편한 입력, 마감일 설정, 한눈에 보기라는 조건을 이미 다 갖춰서 쓰고 계시니,
선생님은 스마트워커십니다.
경험과 함께 새로운 돈을 들이지 않고도 손쉽게 어떻게 활용하면 좋을지 팁까지 나눠 주셔서 감사해요.
고민하시는 다른 선생님들께 큰 도움이 되겠습니다. 고맙습니다!
업무의 모든 것을 적어가며 일하던 때가 있었습니다. 그런데 어느 날 실물 다이어리를 어이없게 잃어버린 이후로, 모든 일정과 업무를 여러 기기에서 동기화할 수 있는 시스템으로 바꾸게 되었습니다.
말씀하신 것처럼 GTD나 생산성 도구를 파고들다가 오히려 더 복잡해지고 힘들어진 경험도 많았습니다. 더 좋은 방법을 찾아보겠다고 여러 가지 툴을 이것저것 사용해 보기도 했습니다. 지금은 구글 캘린더를 기본으로 사용하고, 연동이 원활한 Todoist를 함께 활용하고 있습니다.
그럼에도 오늘 말씀해주신 세 가지, ‘업무를 놓치지 않기’, ‘마감 기한을 놓치지 않기’, ‘투여 기간을 고려하기’는 다시 한번 되새기며 일해야겠다는 생각이 들었습니다.
최근 들어 해야 할 일이 한꺼번에 몰리다 보니, 미처 챙기지 못하고 놓치는 업무들이 생기고 있습니다. 뒤늦게 그런 일을 발견할 때마다 스스로에게 실망하는 과정도 반복하고 있습니다. 기본적인 것부터 꾸준히 지키는 습관을 다시 들여봐야겠습니다.
아쉬운 계기가 있어서 도구를 찾으셨네요. 이런 말이 있어요. 도구를 찾고찾아 이것저것 쓰지만 결국 순정으로 돌아온다는. 마찬가지로 점점 기능이 많은 도구를 쓰다 보면 오히려 번거로워지는 것 같습니다. 그런 점에서 지금 구글 캘린더에 Todoist를 붙여 쓰시는 건 좋은 선택 같습니다. 간편한 입력, 마감일, 시작일 기준으로 보면 좋은 선택이세요.
한 가지. 현장이 복잡하지요. 그러니 뭔가 놓쳤다고 너무 실망하지는 마세요. 도구를 써도 도구에 입력할 시간조차 없을 때도 있는 걸요. 사람이니까요. 😉
그날 해야 할 일은 우선적으로 적어내려 가다보니 눈에 보이는 업무는 금방하지만… 시간이 들여야 하는 업무는 계속적으로 늘어지게 되더라구요….업무를 놓치거나, 투여 시간이 너무 길어짐에 따라 정신적 소모도 커지는 것 같구요.. 나에게 맞는 GDT도구를 적극적으로 찾아보고 활용해야겠다라는 생각이 드네요…
예, 도구가 도움이 될 수 있겠습니다. 다만, 써보니 GTD가 오히려 선생님과 안 맞을 수도 있지요. 그러니 이것저것 한 번 사용하시며, 선생님께 잘 맞는지 확인 후 적합한 걸 사용하시면 도움이 될 겁니다. 선생님께 맞는 도구를 찾으시길 바라요!
단순 관리의 업무를 GDT도구에 맡김으로서 얻는 유익 중, 효율적인 업무 관리도 있겠으나 저에게 가장 크게 와 닿는 것이 머릿속을 비우는 것입니다. 비운만큼 그 자리에 채우고 집중해야할 더 중요한 일들이 많으니까요~ 아티클에서 말하는 GDT 도구 선택의 기준을 참고하면 중간에 포기하지 않고 지속적으로 활용 가능한 GDT도구를 선택할 수 있을 것 같습니다. 감사합니다.
맞습니다. 머릿속을 비우는 것이 정말로 큰 유익 중 하나입니다. 머릿속을 비우지 못하면, 쉬어도 쉬는 게 아니고 쉬는 시간마저 일해서 소진되기 쉬우니까요.
선생님께 잘 맞는 도구 찾게 되시길 바라요!
업무 놓치지 않기, 마감 기한 지키기, 투여 시간 고려하기. 이 세 가지를 실천하기 위해 저에게 맞는 GTD 도구를 찾아봐야겠습니다.
저는 지금 3P 바인더를 사용해서 일주일 단위로 할 일을 수첩에 메모하고 있는데요, 알림 기능이 없다 보니 계속 노트를 펼쳐봐야 하고, 깜빡하면 그대로 업무를 놓치는 경우가 많았어요. 이제는 저에게 맞는 도구를 좀 더 적극적으로 찾아봐야겠다는 생각이 듭니다.
그리고 문득 스스로에게 이런 질문도 던져봅니다. ‘일을 잘한다는 것은 무엇일까?’
오늘도 감사합니다.
3P 바인더로 일주일 단위로 메모하셨다니, 이미 기록하는 습관은 갖고 계시네요. 말씀대로 알림 기능이 부족했을 뿐이네요. 그 부분만 보완하시면 되겠습니다. 역시!
‘일을 잘한다는 것은 무엇일까’ 하셨는데.. 음.. 아티클에서 말씀드린 것으로 답을 드리면, 일단 업무를 놓치지 않고, 그 업무로 이루려는 근본 목적을 놓치지 않되, 그 일에 드는 시간을 미리 헤아려 마감 안에 근본 목적을 이루는 것? 이런 게 아닐까 싶습니다. 이 기본이 지켜질 때 동료들도 안심하며 그 직원과 함께 일할 수 있을테니까요. 😃